Planowanie własnego czasu

Wyobraź sobie, że w kolejnym tygodniu uda Ci się zrealizować coś, co zazwyczaj nie mieści się w głowie… Np. wykonasz na czas cały ogrom prac domowych, wszystkie zadania zlecone przez szefa, każdego dnia ugotujesz i zjesz obiad wspólnie z rodziną, odrobisz z dziećmi lekcje i jeszcze zdążysz się z nimi pobawić po pracy, naprawisz to, co czeka od miesiąca na chwilę uwagi, spędzisz miło czas z partnerem/partnerką, a do tego wszystkiego zostanie Ci jeszcze trochę czasu dla siebie.

Jak byś się czuł(a) po takim tygodniu? Odprężony(a)? Spokojny(a)? Usatysfakcjonowany(a)? Przyjemności i obowiązki razem, w tym samym czasie. Niemożliwe do pogodzenia z byciem rodzicem, partnerem/partnerką, pracownikiem/pracownicą w jednej osobie? A jednak!

Planowanie – odzyskiwanie kontroli

Czasami może być nam trudno pogodzić obowiązki, które wiążą się z pełnionymi przez nas na co dzień rolami, z odpoczynkiem i przyjemnością. Doba, mimo usilnych próśb i starań, nie chce się wydłużyć do 48 godzin, a brak snu i czasu na relaks tylko utrudnia realizację zadań kolejnego dnia. Choć możemy w tej sytuacji czuć się nieco bezradni, warto zdać sobie sprawę z tego, że bardzo dużo zależy od naszej umiejętności organizacji swojego czasu, czyli od sztuki dobrego planowania.

Korzyści

Planowanie spędzania czasu z kartką papieru pozwala odzyskać kontrolę, zaoszczędzić sporo czasu, który przeznaczamy na myślenie o tym, co mamy jeszcze do zrobienia. Dzięki temu odciążamy naszą pamięć i możemy myśleć o innych, ważnych dla nas rzeczach.

Planowanie daje nam gwarancję, że o niczym ważnym nie zapomnimy – a co za tym idzie – nie poniesiemy niepotrzebnych konsekwencji i nie stracimy czasu na naprawianie sytuacji.

Poza tym zyskujemy dodatkowe źródło motywacji, gdy patrzymy na znikające z listy, załatwione sprawy i dostajemy za to nagrodę – odrobinę czasu dla siebie. Warto spróbować, prawda?

Etapy planowania swoje czasu

Skuteczne planowanie powinno przebiegać według czterech głównych etapów:

• etap pierwszy
  Przygotowanie pisemnej listy zadań, które mamy do wykonania w określonym przedziale czasowym, np. w ciągu dnia, tygodnia lub miesiąca.

• etap drugi
  Uporządkowanie zadań według ich priorytetów – od najważniejszych do najmniej ważnych oraz od najpilniejszych do najmniej pilnych.

• etap trzeci
  Zidentyfikowanie tzw. pożeraczy czasu. Określenie, z których spośród nich możemy zrezygnować oraz ile czasu maksymalnie możemy poświęcić na ich realizację w ciągu dnia.

• etap czwarty
  Zaplanowanie realizacji zadań w danym okresie czasowym, np. ustalenie w których dniach/godzinach zostaną zrealizowane.

Ustalanie własnych priorytetów

Uporządkowanie zadań według ich priorytetów nadaje kierunek naszym działaniom. Dobrze jest zrobić to na podstawie dwóch kryteriów: wagi danego zadania (od najważniejszych do najmniej ważnych) oraz pilności realizacji(od najpilniejszych do najmniej pilnych).

Kryterium ważności dotyczy realizacji najważniejszych celów i zadań związanych z pełnionymi przez nas rolami i oddzielania ich od tych, które – gdy nie mamy na nie czasu – nie muszą zostać zrealizowane w danym czasie lub w ogóle (jak np. przejrzenie portalu społecznościowego, czytanie serwisu plotkarskiego).

Kryterium pilności dotyczy realizacji zadań w czasie. W tym wypadku istotnego znaczenia nabiera termin realizacji danego celu i zadania. Zadania pilne musimy wykonać w ciągu najbliższych kilku godzin lub tego samego dnia (np. wyprowadzić psa na spacer).

Pożeracze czasu

Planując swój czas, warto zastanowić się i zidentyfikować nasze własne pożeracze czasu. Czas, który zyskamy, możemy poświęcić na coś, co pozwoli nam się naprawdę zrelaksować i odpocząć. Pożeracze czasu to wszystkie aktywności, które absorbują naszą uwagę, a w konsekwencji, odciągają nas od spraw ważnych i pilnych. Bardzo często zabierają nam sporo czasu w ciągu dnia.

Aktywności te zazwyczaj niewiele pomagają nam również w kwestii odpoczynku jak np. bezwiedne przeglądanie serwisu plotkarskiego. Jeżeli wśród pożeraczy czasu są aktywności, z których nie chcemy rezygnować, warto określić maksymalny czas, który można im poświęcić w ciągu dnia.

Matryca Eisenhowera*

Tym, co pomaga uporządkować zadania zgodnie z powyższymi kryteriami, jest matryca Eisenhowera. Pomaga ona w rozeznaniu się i ustaleniu tego, które zadania są ważne i wymagają dużego zaangażowania oraz które musimy wykonać w możliwie krótkim czasie.

Zadania ważne i pilne to te, które powinniśmy wykonać w pierwszej kolejności. Wymagają podjęcia szybkich działań i dużego zaangażowania. W przypadku ich niewykonania grożą nam przykre konsekwencje. W tej kategorii znajdują się również zadania związane z nagłymi, trudnymi do przewidzenia sytuacjami oraz te, które wiążą się z wcześniejszymi zaniedbaniami, np. gdy koleżanka przypomina Ci, że jutro będziesz przedstawiał(a) w pracy wyniki realizacji ostatniego projektu, a Ty o tym zapomniał(a)eś.

Zadania pilne, ale nieważne to te, które powinniśmy wykonać w drugiej kolejności. Są to sprawy wymagające szybkiej realizacji, np. wyprowadzenie psa na spacer, przygotowanie śniadania.

Zadania ważne, ale niepilne to te, które wymagają dużego zaangażowania, ale mamy na ich realizację jakiś czas. Dzięki temu możemy się do nich przygotować i rozłożyć ich realizację w czasie, np. przygotowanie przyjęcia urodzinowego dziecka.

Zadania nieważne i niepilne to te, których nie musimy zrealizować. Należą do nich spotkania towarzyskie, wszelkie rozrywki, które dostarczają natychmiastowych wzmocnień, np. zakupy, oraz tzw. pożeracze czasu.